Digitale Gremienarbeit und Hybride Sitzungen – Kommunalpolitik flexibler organisieren
Immer mehr Kommunen setzen daher auf digitale Lösungen: Hybride Formate ermöglichen die Teilnahme an Sitzungen auch aus der Ferne, während digitale Plattformen die Organisation von Gremienarbeit, Unterlagen und Abläufen ortsunabhängig bündeln. So geht es nicht nur darum, Mitwirkung breiter und inklusiver zu gestalten, sondern auch kommunale Entscheidungsprozesse moderner und effizienter zu organisieren.
Möglich wird das durch moderne Sitzungsmanagement Tools, die eine durchgängig digitale Ratsarbeit ermöglichen. Schon in der Vorbereitung beginnt die Digitalisierung: Termine werden online koordiniert, Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen digital veröffentlicht und sind – wie zum Beispiel in Göttingen im Ratsinformationssystem – auch für die Öffentlichkeit einsehbar.
In Göttingen finden seit 2022 auch hybride Ratssitzungen statt: Mitglieder der Gremien können digital an Sitzungen teilnehmen, vorausgesetzt, mindestens die Mehrheit der Mitglieder ist in Präsenz vor Ort. Auch abgestimmt wird digital, nur geheime Abstimmungen und Wahlen müssen in Präsenz stattfinden.
Auch in Hohen Neuendorf sind hybride Sitzungen längst Alltag. Gremiumsmitglieder können entweder im Sitzungssaal oder digital zugeschaltet teilnehmen. Abstimmungen erfolgen elektronisch und zugeschaltete Mandatsträger*innen geben ihre Stimme sichtbar per Kamer ab. Die Geschäftsordnung macht dies gemäß § 34 Abs. 1a der Kommunalverfassung Brandenburg möglich.
Tuttlingen setzt schon seit 2012 auf die Digitalisierung der Ratsarbeit: um Sitzungsunterlagen digital bereitzustellen und Einladungen elektronisch zu versenden, erhielten Mandatsträger*innen Schulungen, Tablets als Leihgeräte und klare Nutzungsrichtlinien. Für ältere Ratsmitglieder gibt es Unterstützungsangebote, um die Umstellung für alle möglich zu machen.
Digitale Plattformen wie ALLRIS 4 ermöglichen digitale Ratsarbeit von Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Sie bündeln sämtliche Dokumente zentral: Sitzungsunterlagen, Beschlüsse und Hintergrundinformationen werden in einer geschützten Cloud abgelegt und sind für Gremiumsmitglieder jederzeit abrufbar. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt für Sicherheit.
Gleichzeitig lassen sich Informationen mit wenigen Klicks für Bürger*innen oder Medien freigeben. Auch die Vorbereitung und Übertragung von Sitzungen und Abstimmungen können sicher stattfinden.
Digitalisierung erleichtert auch direkte Bürger*innenbeteiligung. In Hohen Neuendorf wird die Einwohner*innenfragestunde live ins Foyer übertragen. Wer eine Frage stellen möchte, gibt im Vorfeld eine datenschutzrechtliche Einverständniserklärung ab.
Die Erfahrungen dieser Kommunen zeigen: Digitale Sitzungsteilnahmen erleichtern den Zugang zur Kommunalpolitik, während digitale Ratsarbeit Mandatsträger*innen im politischen Alltag entlastet, Bürger*innen mehr Einblicke ermöglicht und zur Modernisierung sowie Zukunftsfähigkeit von Kommunen beiträgt.
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